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Alles Wichtige verständlich und kompakt erläutert

#Firmendokumente

Die wichtigsten Unterlagen in der Übersicht

Wozu überhaupt Firmendokumente?

So wie reale, natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten ihren Ausweis oder den Reisepass vorzeigen müssen, gibt es auch bei Gesellschaften eine Reihe von Dokumenten, die die Existenz und die Identität der Firma belegen und die Auskunft darüber geben, wer in welcher Form am Unternehmen beteiligt und wer für die Firma verantwortlich ist.

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Beglaubigungen: Wer beglaubigt was und wozu?

Im Zusammenhang mit der Gründung einer Limited und der Anmeldung einer Zweigniederlassung in Österreich ist permanent die Rede von Beglaubigungen und Notaren. Doch wer beglaubigt nun eigentlich was genau - und vor allem wozu?

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Certificate of Incorporation (Gründungsurkunde)

Das Certificate of Incorporation ist eine Art Geburtsurkunde für jede Firma. Es bestätigt, dass und wann genau die Company in das Handelsregister eingetragen wurde.

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Gesellschaftsvertrag/Satzung einer Limited

Der Gesellschaftsvertrag, der speziell bei Kapitalgesellschaften häufig auch Satzung genannt wird, ist das rechtliche Kernstück einer Limited Company. Die Satzung regelt dabei in erster Linie die innere Organisation, also das Innenverhältnis der an der Gesellschaft beteiligten Personen.

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Handelsregisterauszug (UK oder Irland)

Ein englischer oder irischer Handelsregisterauszug fasst ebenso wie ein österreichischer Firmenbuchauszug verschiedene Eck- oder Stammdaten einer Firma zusammen, die beim jeweiligen Handelsregister eingetragen sind. Er benennt unter anderem die aktuelle Anschrift einer Limited Company und auch den oder die Geschäftsführer.

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Apostille nach Haager Abkommen

Englische oder irische Firmenunterlagen, auch wenn diese vom jeweiligen Handelsregister oder einem Notar beglaubigt wurden, sind in Österreich zunächst nicht rechtsverbindlich bzw. werden in der Regel in dieser einfachen Form nicht akzeptiert, weil die Beglaubigungen nicht fälschungssicher sind, worunter die Beweiskraft leidet.

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Beglaubigte Übersetzung

Da die Amtssprache in Österreich Deutsch und nicht Englisch ist, ist für die Anmeldung einer Zweigniederlassung oder einer Ltd. & Co KG beim Firmenbuch auch eine beglaubigte deutsche Übersetzung der einzureichenden Firmenunterlagen notwendig.

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Gesellschafterbeschlüsse

Schriftliche Gesellschafterbeschlüsse sind eine offizielle Willensäußerung der Gesellschafter. Bei einer GmbH ebenso wie bei einer Limited Company dienen Sie dazu, das Abgesprochene verbindlich festzuhalten und auch für Dritte zu dokumentieren und zu belegen. Sie werden für eine ganze Reihe von Gelegenheiten verwendet.

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