Als Kleinunternehmer gilt in Österreich, wer im Jahr nicht mehr als 35.000,- EUR verdient. Es handelt sich um eine Umsatzgrenze, die nicht etwa den Gewinn nach Abzug der Betriebskosten betrifft.

Rechnungen innerhalb Österreichs müssen dann keine Umsatzsteuer enthalten. Die Kleinunternehmerregelung kann von Vorteil sein, wenn man so seine Leistungen billiger als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz anbieten kann. Außerdem muss man keine Umsatzsteuersteuererklärung abgeben. Die Buchhaltung für Kleinunternehmer ist damit einfacher, was in erster Linie der Grund für die Kleinunternehmerregelung ist.

Grenze darf einmal in fünf Jahren um 15 % überschritten werden

Sollte der Umsatz einmal etwas über 35.000,- EUR liegen, so macht das nichts, solange 15 % davon nicht überschritten werden, allerdings nur einmal in fünf Jahren. Liegt der Jahresumsatz zum zweiten Mal über 40.250,- EUR, dann ist mit der Kleinunternehmerregelung Schluss.

Da die Umsatzsteuer eine indirekte Steuer ist und nicht von Unternehmen, sondern von deren Kunden bezahlt wird, handelt es bei der Kleinunternehmerregelung nicht um ein Instrument zum Steuersparen. Im Gegenteil. Kleinunternehmer können auch draufzahlen, dann nämlich, wenn in der ersten Zeit viel angeschafft wird oder sonstige Ausgaben ins Haus stehen. Die Umsatzsteuer, die dafür vom Unternehmen bezahlt wird, kann normalerweise mit der Umsatzsteuer, die man selbst einnimmt, verrechnet werden im Rahmen des Vorsteuerabzugs, was bei einer Umsatzsteuerbefreiung  nicht geht.

Wird zum Beispiel ein Laptop für 1200,- EUR angeschafft, so sind davon 200,- EUR Umsatzsteuer, die dann aber nicht verrechnet werden kann, sondern der umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer muss diese nun aus eigener Tasche bezahlen. 

Falsche Umsatzschätzung kann zur Falle werden

Speziell bei Neugründungen kann die Kleinunternehmerregelung auch zur Falle werden, denn hier liegen noch keine Umsatzzahlen vor, sondern der Umsatz im ersten Jahr muss geschätzt werden. 

Stellt sich die Schätzung dann später als falsch heraus und wird die Umsatzgrenze deutlich überschritten, so wird der Betrieb damit umsatzsteuerpflichtig, und zwar rückwirkend.  

Das bedeutet, dass auch Rechnungen, die in den Monaten davor gestellt wurden, nun ebenfalls  plötzlich der Umsatzsteuerpflicht unterliegen und man bei den Empfängern dann nachkassieren muss, was sich unter Umständen juristisch gar nicht durchsetzen lässt.

Weigern sich die Kunden die Umsatzsteuer im Nachhinein auf freiwilliger Basis zu bezahlen, so muss der Unternehmer diese Umsatzsteuer dann aus eigener Tasche entrichten. Es ist deshalb wichtig, eine solche Umsatzschätzung bei neuen Projekten möglichst realistisch vorzunehmen, um hinterher keine böse Überraschung zu erleben.